La cause d’un impayé n’est pas systématiquement la mauvaise volonté du débiteur : il peut s’agir d’un oubli, d’un document égaré ou d’une erreur de comptabilité.

Ainsi, la première étape consiste en une relance préventive avant échéance. Un simple rappel suffit pour obtenir que la facture soit honorée. Cette étape a pour objectif d’obtenir des engagements de paiement et de valider que le débiteur possède tous les documents nécessaires au règlement.

La seconde étape : le recouvrement amiable est la solution à privilégier en cas de retard de paiement. En effet, il s’agit du meilleur moyen pour préserver une entente cordiale et de bonnes relations avec vos partenaires commerciaux.

Il est impératif que cette procédure soit adaptée en fonction du montant de la créance et de la solvabilité du débiteur. La durée de la phase amiable est de maximum 60 à 90 jours en fonction des scénarios de relance établis. Cette étape doit être cadencée avec un effet crescendo.

Si vous gérez le recouvrement par vous-même, vous pouvez par exemple suivre les étapes ci-dessous :

Etape 1: effectuer une première relance téléphonique afin de rappeler au débiteur qu’il a une créance impayée et vérifier qu’il est en possession de l’ensemble des documents nécessaires au règlement.

Etape 2 : elle a généralement lieu au même moment que l’étape 1. Envoyer une lettre de relance/un courrier au débiteur pour lui rappeler qu’une créance est impayée. Pour être plus efficace, cette relance doit être personnalisée (interlocuteur, dates, numéro et montant de la facture).

Etape 3 : effectuer une seconde relance téléphonique si les deux premières étapes demeurent sans réponse. Le débiteur est alors invité à régulariser sa situation dans les délais les plus brefs. Le chargé de recouvrement, se doit de parfaitement connaître le dossier du débiteur afin de joindre le bon interlocuteur et de répondre aux questions du client en temps réel. Il est essentiel que ce dernier maîtrise les rouages de la négociation commerciale pour contraindre le débiteur de procéder au paiement.

Si les tentatives de relances, même multiples, ne suffisent pas, alors il est possible de rédiger une lettre de mise en demeure avec accusé de réception. L’objectif d’une mise en demeure est d’informer ultimement le débiteur de ses obligations, lui faire part de la volonté du créancier de se rendre devant un tribunal en cas de persistance de l’impayé et d’annoncer des intérêts liés au retard. Si le débiteur persiste dans le non-paiement de sa facture, alors la procédure judiciaire peut être envisagée.